A estas alturas, te he hablado decenas de veces del Value Stream Mapping (VSM), aun así no está mal insistir. Como sabes, VSM es una herramienta clave en la mejora de procesos dentro de una empresa. Permite identificar ineficiencias y áreas de mejora en el flujo de trabajo. Un componente crucial del VSM es realizar entrevistas efectivas durante las actividades del mapeo. Este artículo te guiará paso a paso para que puedas llevar a cabo entrevistas que proporcionen información valiosa y precisa.
Objetivo Final
El objetivo de realizar entrevistas en las actividades de un VSM es obtener información detallada sobre cada paso del proceso de desarrollo de software, identificar problemas y oportunidades de mejora, y recoger datos precisos que permitan hacer un análisis completo del flujo de valor.
Paso 1: Preparación de la Entrevista
Antes de comenzar con las entrevistas, es fundamental prepararse adecuadamente. Esto incluye:
- Definir los objetivos: Claramente establecer qué información necesitas obtener de las entrevistas.
- Seleccionar a los entrevistados: Identificar a las personas clave en cada etapa del proceso de desarrollo.
- Preparar las preguntas: Formular preguntas específicas que te ayuden a obtener la información necesaria.
- Organizar el tiempo y lugar: Asegurar que las entrevistas se realicen en un entorno donde los entrevistados se sientan cómodos y puedan hablar con libertad.
Paso 2: Realizar la Entrevista
Durante la entrevista, sigue estos pasos para asegurar que obtienes la información que necesitas:
- Romper el hielo: Iniciar la conversación con preguntas generales para que el entrevistado se sienta cómodo.
- Hacer preguntas abiertas: Estas preguntas permiten obtener respuestas detalladas y ricas en información.
- Tomar notas detalladas: Es crucial documentar todo lo que el entrevistado comparte para su posterior análisis.
- Mantener el enfoque: Asegurarte de que la entrevista se mantenga centrada en los objetivos establecidos.
Datos de la Actividad
Para documentar y organizar la información obtenida en las entrevistas, puedes utilizar una tabla como la siguiente:
- Funciones: Listar las funciones principales del entrevistado dentro del proceso.
- Impedimentos: Identificar los principales impedimentos que el entrevistado encuentra en su trabajo.
- Número de personas involucradas: Indicar cuántas personas están involucradas en este paso del proceso.
Además, se deben añadir métricas específicas:
- LT (Lead Time): Tiempo total que tarda en completarse un proceso.
- PT (Process Time): Tiempo efectivo que se dedica a trabajar en el proceso.
- %C&A (Complete and Accurate): % de entregas correctas hacia las siguientes actividades.
Paso 3: Análisis de la Información
Una vez recopilada toda la información, es hora de analizarla para identificar patrones, problemas y oportunidades de mejora:
- Revisar las notas: Leer y organizar las notas tomadas durante las entrevistas.
- Identificar temas comunes: Buscar patrones y temas recurrentes que puedan indicar problemas sistémicos.
- Evaluar las oportunidades de mejora: Analizar las áreas donde se pueden implementar cambios para mejorar el flujo de valor.
- Documentar los hallazgos: Registrar de manera clara y concisa los resultados del análisis.
Paso 4: Presentación de Resultados
Finalmente, debes presentar tus hallazgos de manera efectiva a todos los involucrados:
- Crear un informe claro: Documentar los resultados de las entrevistas y el análisis en un informe fácil de entender.
- Usar visuales: Incorporar gráficos y diagramas que ayuden a ilustrar los puntos clave.
- Realizar una reunión de revisión: Presentar los resultados a todo el equipo, asegurándote de discutir las oportunidades de mejora y los siguientes pasos.
Ejemplo
Supongamos que estás mapeando el proceso de desarrollo de una nueva aplicación móvil en una empresa de software. Al entrevistar a los desarrolladores y testers, descubres que hay retrasos recurrentes debido a la falta de comunicación entre los equipos de desarrollo y control de calidad. Este hallazgo se convierte en una oportunidad de mejora para establecer mejores canales de comunicación y reducir el tiempo de entrega.
